Datenschutzerklärung

Einleitung

Der im Jahr 1839 gegründete Munotverein ist ein privatrechtlicher Verein mit Sitz in Schaffhausen. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite www.munot.ch.

Die Privatsphäre seiner Mitglieder, Helferinnen, Helfer, Veranstaltungsbesucherinnen und -besucher ist dem Munotverein ein zentrales Anliegen. Deshalb schützt der Munotverein die Vertraulichkeit und Sicherheit der Personendaten, die er im Rahmen seiner Vereinstätigkeit sammelt bzw. erhält. Er bearbeitet diese gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. Dezember 2020 (revidiert per 1. September 2023) und, sofern anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union.

Die vorliegende Datenschutzerklärung umschreibt, in welcher Art der Munotverein Personendaten sammelt und bearbeit und welche Rechte den Betroffenen dabei zustehen.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Munotverein bearbeitet Personendaten, um seinen Vereinszweck (Erhalt des Munots als historisches Bauwerk, Unterhalt der vereinseigenen Einrichtungen und Mobilien, Organisation von Veranstaltungen, Pflege von Traditionen auf dem Munot) zu erfüllen, seine Mitglieder zu verwalten, interessierte Dritte zu informieren und seine laufenden Geschäfte besorgen zu können.

Bearbeitete Daten

Daten von Mitgliedern

Im Rahmen der Mitgliederverwaltung sammelt und bearbeitet der Munotverein Personendaten über die aktuellen Mitglieder. Diese Personendaten umfassen den Namen und weitere Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), fakultativ (sofern im Rahmen der Anmeldung angegeben) das Geburtsdatum sowie Informationen jeder Art aus allfälliger Korrespondenz und aus sonstiger Interaktion mit dem Munotverein.

Daten von Helferinnen und Helfern

Im Rahmen der Organisation von Veranstaltungen sammelt und bearbeitet der Munotverein Personendaten von Helferinnen und Helfern. Diese Personendaten umfassen den Namen und weitere Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Angaben über die zeitliche Verfügbarkeit und Bereitschaft, an Veranstaltungen des Munotvereins als Helferin oder Helfer mitzuwirken sowie Informationen jeder Art aus allfälliger Korrespondenz und aus sonstiger Interaktion mit dem Munotverein.

Daten von Veranstaltungsbesucherinnen und -besuchern

Im Rahmen der Organisation von Veranstaltungen sammelt und bearbeitet der Munotverein Personendaten von Besucherinnen und Besuchern seiner Veranstaltungen. Diese Personendaten können den Namen und weitere Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), sowie Informationen jeder Art aus allfälliger Korrespondenz und aus sonstiger Interaktion mit dem Munotverein umfassen.

Daten von Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten

Um interessierte Dritte über Aktualitäten zu informieren, bietet der Munotverein einen Newsletter an und sammelt und bearbeitet hierzu Personendaten der Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten. Diese Personendaten umfassen den Namen und die E-Mail-Adresse.

Datenbearbeitung im Zusammenhang mit der Webseite

Nutzungsanalyse

Der Server unserer Webseite kann temporär Informationen über die Nutzung durch die Webseiten-Besucherinnen und -Besucher speichern.

Eingebettete Inhalte von anderen Webseiten

Beiträge auf der Webseite des Munotvereins können eingebettete Inhalte beinhalten (z. B. Videos, Bilder, Beiträge etc.). Eingebettete Inhalte von anderen Webseiten verhalten sich exakt so, als ob der Besucher die andere Webseite besucht hätte. Diese Webseiten können Daten sammeln, Cookies benutzen, zusätzliche Tracking-Dienste von Dritten einbetten und Benutzerinteraktion mit diesem eingebetteten Inhalt aufzeichnen.

Herkunft der Personendaten

Der Munotverein erhält Personendaten in der Regel direkt von den Betroffenen über entsprechende Formulare oder von Vertragspartnern wie Ticket-Plattformen. Der Munotverein kann Personendaten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie öffentliche Register oder Webseiten) beschaffen oder ergänzen.

Bekanntgabe von Daten

Allgemein

Sofern dies für die Vereinstätigkeit bzw. für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung definierten Zwecke erforderlich oder sinnvoll ist, kann der Munotverein Personendaten Dritten bekanntgeben. Nebst den nachfolgend aufgezählten Fällen kann dies Fälle betreffen, in denen der Munotverein aufgrund von rechtlichen Bestimmungen dazu verpflichtet ist oder eine Datenbekanntgabe notwendig ist, um rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

Daten von Mitgliedern

Die Personendaten der Mitglieder des Munotvereins werden wie folgt Dritten bekanntgegeben:

  • Zum Zwecke der Adressverwaltung und für das Inkasso der Mitgliederbeiträge nutzt der Munotverein die Adressverwaltungs- und Buchhaltungs-Lösung eines in der Schweiz ansässigen Dienstleisters. Im Rahmen der Nutzung dieser Lösung werden dem Dienstleister Personendaten der Mitglieder übermittelt.
  • Um die Mitglieder jährlich mit der Broschüre «Munot-Info» mit Informationen über die Vereinsaktivitäten zu bedienen und ihnen die Mitgliederbeitrags-Rechnung und den Mitglieder-Ausweis zuzustellen, beauftragt der Munotverein eine in der Schweiz ansässige Druckerei mit dem Druck und Versand der genannten Drucksachen. Hierfür werden der Druckerei die Adressdaten der Mitglieder übermittelt.
  • Um die Mitglieder über Aktualitäten zu informieren, versendet der Munotverein in der Regel quartalsweise einen E-Mail-Newsletter über einen in Frankreich ansässigen Dienstleister. Hierfür werden dem Dienstleister der Name und die E-Mail-Adresse der Mitglieder übermittelt.
  • Zum Zwecke der Dokumentation des gesellschaftlichen Lebens von Schaffhausen wird alle 10 Jahre ein vollständiges Mitgliederverzeichnis im Stadtarchiv Schaffhausen archiviert.

Daten von Helferinnen und Helfern

Für die in der Regel jährlich durchgeführten Helfer-Umfragen verwendet der Munotverein die Online-Formular-Funktion eines in den USA ansässigen IT-Dienstleisters, dessen vom Munotverein genutzter Server sich in der Schweiz befindet. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die von den Helferinnen und Helfern angegebenen Personendaten bei der Verarbeitung der Helfer-Umfragen an den IT-Dienstleister übermittelt werden.

Aus den Angaben der Helferinnen und Helfer erstellt der Munotverein anlassbezogene Einsatzpläne. Diese werden auf dem cloudbasierten Datenspeicher eines in den USA ansässigen IT-Dienstleisters abgespeichert, wobei sich der Datenserver in der Schweiz befindet. Die so erstellten Einsatzpläne werden den Helferinnen und Helfern in der Regel per E-Mail oder auf andere Weise zugestellt, wodurch die Helferinnen und Helfer zur Kenntnis nehmen können, welche anderen Helferinnen und Helfer in welcher Funktion an einem bestimmten Anlass eingeteilt sind. Einsatzpläne können darüber hinaus die Kontaktdaten der Helferinnen und Helfer enthalten.

Sofern sich einzelne Mitglieder als Helferinnen oder Helfer melden, gelten die Ausführungen diese Abschnittes auch für die betreffenden Mitglieder.

Daten von Veranstaltungsbesucherinnen und Besuchern

Daten über Besucherinnen und Besucher, die der Munotverein von Ticket-Dienstleistern erhält, werden in der Regel nicht weitergegeben.

Daten von Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten

Der E-Mail-Newsletter des Munotvereins wird über einen in Frankreich ansässigen Dienstleister versendet. Hierfür werden dem Dienstleister der Name und die E-Mail-Adresse der Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten übermittelt.

Bekanntgabe von Daten ins Ausland

Der Munotverein bearbeiten Personendaten seiner Mitglieder, Helferinnen, Helfer, Veranstaltungsbesucherinnen und -besucher grundsätzlich in der Schweiz. Es kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass gewisse für den Munotverein tätige Dienstleister Personendaten zur Bearbeitung in EU-Mitgliedstaaten, das Vereinigte Königreich oder die USA leiten, oder zu Support-Zwecken aus diesen Ländern auf Personendaten zugreifen.

Datensicherheit

Der Munotverein trifft angemessene, dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Sicherheitsvorkehrungen, um die Personendaten seiner Mitglieder, Helferinnen, Helfer, Veranstaltungsbesucherinnen und -besucher in elektronischer sowie physischer Form sicher zu verwahren und gegen unberechtigten Zugriff, Missbrauch, Offenlegung, unberechtigte Änderung oder Löschung sowie gegen Verlust und unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Aufbewahrungsdauer der Daten

Der Munotverein bewahrt die Personendaten seiner Mitglieder, Helferinnen, Helfer, Veranstaltungsbesucherinnen und -besucher auf, solange sie für die Zwecke, für die sie bearbeitet werden, notwendig sind bzw. solange der Munotverein aufgrund gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten dazu verpflichtet ist und/oder solange und soweit berechtigte Interessen, insbesondere die Abwehr unberechtigter Ansprüche, bestehen.

Betroffenenrechte

Betroffene (insbesondere Mitglieder, Helferinnen, Helfer, Veranstaltungsbesucherinnen und -besucher des Munotvereins) haben ein Recht auf:

  • Auskunft und Einsicht über/in ihre Personendaten und gewisse Aspekte der Datenbearbeitung;
  • Berichtigung ihrer Personendaten;
  • Löschung ihrer Personendaten;
  • Einschränkung der Bearbeitung ihrer Personendaten;
  • Widerspruch gegen die Bearbeitung ihrer Personendaten;
  • Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten an sie oder einen anderen Verantwortlichen in einem maschinenlesbaren Format.

Die Gewährung dieser Rechte kann teilweise aus gesetzlichen Gründen oder gestützt auf das Datenschutzrecht verweigert oder eingeschränkt werden.

Ansprechperson

Katrin Huber, Präsidentin des Munotvereins
Windeggstrasse 3
CH-8200 Schaffhausen
info@munot.ch

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Der Munotverein behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen der Art und Weise, wie wir Personendaten bearbeiten, oder Änderungen in den gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Bitte prüfen Sie regelmässig, ob Aktualisierungen oder Änderungen dieser Datenschutzerklärung erfolgt sind.

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